Шаблоны excel контроль сроков выполнения. Подручные инструменты в арсенале помощника. Как создать панель мониторинга для управления проектом в Excel

Д ля начала напомним правила осуществления контроля исполнения поручений, к автоматизации которых в помощью стандартных возможностей MS Excel мы позже приступим.

Выделяют контроль по существу решения вопросов и контроль за сроками исполнения заданий.

Контроль по существу

Контроль по существу - это оценка того, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Такой контроль осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченное лицо. Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов, отраженных в документах, несут руководители структурных подразделений и сотрудники, которым поручено исполнение документа. Исполнитель, как правило:

• указывается в резолюции руководителя на документе (например, на входящем письме, на заявлении работника) или
• прямо пишется в тексте поручения (обычно в приказе / протоколе отдельные поручения оформляют в виде самостоятельных пунктов текста и формулируют их так, чтобы сразу было понятно, что, кому и когда нужно сделать; соответственно, на контроль ставится отдельно каждый пункт - задание / поручение),
• когда исполнитель прямо не указан, он определяется в соответствии с распределением обязанностей в организации.

Если в резолюции/поручении руководителя указано несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа/поручения и, соответственно, организующим его исполнение является лицо, указанное в резолюции первым.

Поручения могут вытекать из текста документа, а могут быть «самостоятельными», т.е. незадокументированными и тем не менее подлежащими контролю их исполнения. Если поручение создано на основании документа, оно содержит ссылку на документ-основание (см. заполнение первых четырех колонок в таблице на Рисунке 1). Поручения выдают руководители всех уровней. Однако какие документы/поручения ставить на контроль, каждая организация решает сама. Обычно это все поручения руководителя организации и его замов. Чем больше количество документов в организации, тем важнее упорядочить работу по контролю исполнения документов и тем более выборочно организация подходит к решению вопроса «что будем контролировать» - здесь важна золотая середина. Итак, на контроль обычно ставят выполнение поручений первого лица, занимается этим служба ДОУ или секретарь.

Поручения должны быть четко и однозначно сформулированы:

• само поручение;
• срок исполнения;
• исполнитель (возможно выполнение поручения несколькими лицами, тогда одно назначается ответственным исполнителем, а остальные считаются соисполнителями).

При формировании поручений желательно придерживаться простых правил: формулировки должны быть краткими, емкими, исключающими двойственность толкований, иметь четко определенный и измеримый результат.

Пока поручение находится на исполнении, возможны следующие действия:

• автор может изменить срок исполнения поручения;
• автор может изменить ответственного исполнителя поручения;
• исполнителями создаются отчеты по результатам исполнения;
• автор имеет возможность возвращать поручение на доработку или утверждать результат исполнения.

Если задача была разделена между соисполнителями, то их отчеты об исполнении получает ответственный исполнитель. Именно он формирует итоговый единый отчет по поручению и направляет его автору.

Контроль за сроками исполнения

Контроль за сроками исполнения документов/поручений ведет служба документационного обеспечения управления (ДОУ), а в небольшой организации - секретарь.

Технологию ведения контроля за сроками исполнения можно разбить на следующие процедуры:

• фиксация всех поставленных на контроль документов, указаний, поручений, заданий руководства;
• проверка своевременного доведения документа до исполнителя;
• корректировка данных о контролируемых документах при изменении сроков исполнения, передаче документа от исполнителя к исполнителю, из подразделения в подразделение (мы фиксируем это в поле «Состояние исполнения», см. Рисунок 1);
• напоминание исполнителям и руководителям подразделений о наличии неисполненных документов и поручений;
• информирование руководителей (подразделений и организации) о состоянии и ходе исполнения документов;
• внесение данных об исполнении документов;
• анализ состояния дел и уровня исполнительской дисциплины по организации в целом, по структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам.

Сроки исполнения документов могут быть определены:

Как видите, срок исполнения поручения обычно устанавливается его автором. При этом принято, что поручения, содержащие указание «срочно» , подлежат исполнению в 3-дневный срок. Указание «оперативно» предусматривает 1-дневный срок исполнения поручения. Если срок исполнения в поручении не указан , оно подлежит исполнению в срок до 1-го месяца с даты его подписания (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно .

В сроковом контроле можно выделить:

• текущий контроль,
• предупредительный и
• итоговый контроль.

Основными видами контроля являются текущий и предупредительный.

Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Текущий контроль осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминания исполнителю об истечении срока исполнения и необходимости завершения работы над документом. Ответственные за контроль исполнения (в небольшой фирме - секретарь) ежедневно, как правило, в начале рабочего дня, выявляют и составляют список документов, срок исполнения которых истекает сегодня.

Текущий контроль помогает составить план работы на день. Он сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня (решение вопроса на заседании, подписание документа, отправка факса и т.д.). Поэтому контроль за сроками исполнения документов - это функция, обязательно предусматриваемая в должностной инструкции секретаря руководителя. Ежедневно выявляя документы, срок исполнения которых истекает, секретарь выясняет возможность своевременного решения вопроса, а в случае срыва сроков докладывает об этом руководителю.

В ходе предупредительного контроля составляются сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня (мы в своей организации делаем это за 4 календарных дня). И тогда сотрудник еще имеет время для своевременного решения вопроса.

Очень важна позиция проведения контроля. Только ориентация контроля на помощь сотрудникам, а не на выявление недостатков, стремление помочь, напомнить, а не уличить, может обеспечить наибольшую эффективность работы службы контроля.

Систематическая проверка исполнения, умело и корректно проведенная сотрудником, который тактично напоминает, что документ нужен в срок, что от своевременного решения вопроса зависит процветание фирмы и т.д., подчеркивает нужность данного работника и его усилий. Кроме того, «сроковая картотека» помогает при планировании рабочего дня руководителя, так как в ней отражены мероприятия и задания на данное число.

Если при получении документа либо в ходе его выполнения исполнителем выясняется невозможность его своевременного исполнения, об этом докладывается руководителю (автору такого поручения), который имеет право на перенос срока исполнения документа. Если руководитель продлевает срок исполнения , секретарь в соответствии с его указанием вносит в регистрационную форму новый срок исполнения.

Вопрос о переносе сроков исполнения документа должен быть поставлен не позднее 1 дня до истечения контрольной даты. Перенос срока исполнения задним числом не допускается и, как правило, в принципе невозможен в автоматизированных системах.

Для документов с длительным (несколько месяцев) сроком исполнения могут контролироваться промежуточные этапы исполнения с занесением сведений о ходе исполнения (мы это делаем в поле «Состояние исполнения» регистрационной карточки документа).

Часто решение вопроса требует последовательной работы над документом нескольких исполнителей или согласования документа с несколькими подразделениями. В этих случаях должен контролироваться срок нахождения документа у каждого исполнителя. При передаче документа факт передачи обязательно регистрируется. Обычно регистрация проводится секретарем подразделения, передающего документ. Движение документа и даты его передачи мы отражаем в поле «Состояние исполнения».

При появлении документов с истекшим сроком исполнения их список в тот же день распечатывается и докладывается руководителю.

Если право на проведение регистрации документов может быть предоставлено широкому кругу сотрудников, то внесение изменений, отражающих ход его исполнения, как правило, осуществляется только одним ответственным работником: секретарем-референтом или специалистом ДОУ.

Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа: выполнения резолюции руководителя, подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ или другого документированного подтверждения факта исполнения. Результат исполнения документа должен быть записан в регистрационной карточке (например, «направлено приглашение», «отправлено письмо от... №...» и т.п.). В регистрационную карточку также вносятся сведения о дате исполнения документа и указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ.

К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины и результатов работы сотрудников подразделения или организации в целом. Итоговый контроль проводится сотрудниками (службой), отвечающими за контроль исполнения, или секретарем организации с заданной периодичностью (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Результаты последующего контроля находят отражение в итоговых количественных и списочных сводках состояния исполнения заданий (контролируемых документов). Это позволяет руководству знать, чем занимается тот или иной сотрудник (подразделение) и как обстоят дела по конкретному направлению деятельности (решению того или иного вопроса).

Итоговый контроль в обязательном сочетании с предупредительным контролем является стимулирующим фактором повышения дисциплины работников.

Пример контроля поручений с использованием MS Excel

Теперь покажем, что можно автоматизировать при помощи стандартных возможностей MS Excel. Для начала откройте новую книгу MS Excel и создайте в ней таблицу с полями/столбцами/графами, показанными на Рисунке 1. Это основная таблица, в которой отображается информация по сроковому контролю выполнения поручений в нашей организации.

Далее в отдельной ячейке заложите формулу, чтобы при открытии данного листа MS Excel над таблицей всегда высвечивалась текущая дата (обозначена цифрой 1 на Рисунке 1). Потом она пригодится нам в повседневной работе с таблицей. Сделать это можно двумя способами:

Рисунок 2

Свернуть Показать

В данной таблице можно фильтровать строки (т.е. контролируемые поручения) по различным критериям. Но для этого нужно включить фильтр:

Рисунок 3

Экранная кнопка включения фильтра в MS Excel 2007 и 2010

Свернуть Показать

Рисунок 4

Критерии фильтрации строк таблицы по содержимому колонок в MS Excel 2007 и 2010

Свернуть Показать

Показанные выше критерии фильтрации появились в результате нажатия на серую квадратную кнопку вызова фильтра в колонке «Исполнители» (помечена цифрой 1). Ячейки этой колонки заполнены текстом, поэтому программа предложила нам следующие вариации выбора:

2 - во-первых, мы можем отфильтровать одного или нескольких исполнителей, оставив «галочки» только на них; можем также выбрать только пустые строки, оставив «галочку» только в последнем пункте списка; если оставим «галочку» в позиции «Выделить все», то фильтрации по этому критерию не будет (это сейчас показано на Рисунке);

3 - во-вторых, можно фильтровать по тексту, содержащемуся в ячейках колонки, правда, данный критерий больше подойдет при работе с колонкой «Краткое содержание» документа и т.п. Например, если мы точно не помним заголовок, но помним ключевое слово, которое в нем должно быть, то нужно выбрать пункт «содержит...» и набрать это слово без его окончания, тогда в результате фильтра на экране останутся только строки, у которых в поле «Краткое содержание» присутствует набранное нами слово с разными окончаниями.

Снять фильтр можно, выбрав одноименную команду, - обозначена цифрой 6. Если вы фильтровали строки, задавая разные критерии выбора в нескольких колонках, то однократный выбор этой команды снимет фильтр только в той колонке, где вы выбрали такую команду, при этом остальные фильтры в других колонках останутся действующими - каждый из них нужно снимать индивидуально. В тех колонках, в которых фильтр включен, кнопка вызова фильтра меняет свое изображение на кнопку включенного фильтра .

Если колонка, по содержимому которой мы хотим отфильтровать строки таблицы, заполнена датами, то вместо текстового фильтра программа нам предложит другой - специальный для дат - обозначен цифрой 4: мы сможем выбрать не только конкретную дату, но и позже или ранее какой-то даты либо ограниченный период времени, вчерашний, сегодняшний или завтрашний день и т.п.

В нашей таблице есть 3 колонки с датами.

Числовой фильтр (обозначен цифрой 5) специально заточен для работы с колонками, содержимое которых составляют числа (в нашем случае это регистрационный номер документа).

Рисунок 5

Критерии фильтрации строк таблицы по содержимому колонок в MS Excel 2003

Свернуть Показать

В MS Excel 2003 фильтр по содержимому колонки вызывается такой же экранной кнопкой , как и в более поздних версиях программы, но в результате ее нажатия открывается один общий список для выбора конкретного значения ячейки или установки более сложного условия фильтрации, которое уже заточено индивидуально под текст, даты либо числа - оно запускается в отдельном экранном окне после выбора в списке позиции «(Условие...)».

На Рисунках 4 и 5 наглядно показано, по каким критериям мы теперь можем фильтровать строки таблицы в MS Excel разных версий. Мы сможем фильтровать поручения по исполнителям, их авторам, срокам, данным контролируемого документа и любым другим сведениям, заведенным в электронную таблицу. Причем фильтровать можно будет одновременно по нескольким критериям, например:

• по каким поручениям срок исполнения истекает сегодня у конкретного исполнителя:
  в колонке «Исполнители» выбираем нужного работника (см. цифру 2 на Рисунке 4), а в колонке «Срок исполнения» фильтруем строки, у которых дата удовлетворяет критерию «сегодня» (цифра 4 на том же Рисунке) или
• кому выбранный нами руководитель в этом месяце давал поручения:
  в колонке «Автор поручения» выбираем анализируемого нами руководителя (цифра 2 на Рисунке 4), а в колонке «Срок исполнения» фильтруем даты, подпадающие под критерий «В этом месяце» (цифра 4) и т.п.

А теперь научим вас, как можно настроить программу так, чтобы при открытии файла автоматически получать информацию о том, какие поручения должны быть выполнены, к примеру, через 4 дня , чтобы заранее оповестить об этом исполнителей. Для этого мы предусмотрели наличие в таблице специальной колонки, которую назвали «Срок рассылки». Теперь настроим ее:

• выделяем ячейку I6 (в первой строке настраиваемой колонки) и печатаем в ней знак «=»;
• щелкните «мышкой» по соседней ячейке J6 (в той же строке, но в колонке «Срок исполнения») и вы увидите, что она попала в формулу вычисления содержимого ячейки I6;
• далее продолжим закладку формулы, набрав с клавиатуры «-4»;
• на этом заполнение формулы завершено (ее текущее состояние всегда можно увидеть в строке формул, расположенной над листом Excel, см. условное обозначение 1 на Рисунке 7, у нас получилось «=j6-4»). Теперь нажмите на клавиатуре Enter - и в ячейке таблицы появится результат вычисления заложенной формулы;
• после этого формулу можно скопировать в последующие строки таблицы, и тогда в них в колонке «Срок рассылки» дата всегда будет на 4 дня раньше, чем в колонке «Срок исполнения»: укажите «мышкой» на правый нижний угол ячейки I6 (при этом указатель «мыши» должен принять вид черного жирного крестика), нажмите левую кнопку «мыши» и, не отпуская ее, протяните вниз до конца столбца, затем отпустите кнопку. В столбце I вы увидите даты всех необходимых предупреждений (цифра 2 на Рисунке 7);
• далее можно сделать так, чтобы в колонке «Срок рассылки» автоматически выделялись цветом ячейки с текущими, т.е. сегодняшними датами (1 октября это будут одни ячейки, а 2 октября - уже другие и т.д.). Для этого нужно воспользоваться функцией условного форматирования. В MS Excel 2007 или 2010 это делается так:
  • выделите все ячейки таблицы столбца «Срок рассылки», располагающиеся ниже «шапки»;
  • щелкните кнопку Условное форматирование в группе Стили на вкладке Главная (см. Рисунок 6), выберите команду Правила выделения ячеек , а на открывшейся слева или справа панели выберите команду Дата . Откроется одноименное диалоговое окно, в котором есть два списка (Рисунок 8): в левом нужно выбрать позицию Сегодня , а в правом - способ форматирования ячеек, удовлетворяющих этому условию, например, Светло-красная заливка и темно-красный текст . Далее жмите Оk .

На Рисунке 8 показано, как выглядит готовая таблица с условным форматированием. Открыв эту таблицу, к примеру, 13.08.2012, специалист легко определит, время рассылки каких уведомлений настало.

Можно предусмотреть наличие в таблице последней «технической» колонки, в ней в каждой строке нужно поместить цифру 1. Тогда при фильтрации по любому одному или нескольким критериям вы всегда быстро посчитаете количество отфильтрованных строк. Для этого выделите «мышкой» в этой колонке оставшиеся на экране ячейки - MS Excel посчитает сумму их значений и напишет ее в нижней справочной строке под листом Excel.

Рисунок 6

Условное форматирование

Свернуть Показать

Сроки исполнения документов могут трактоваться по-разному. Например, с какого момента начинать исчислять срок (со дня выдачи поручения или на следующий за ним день)? Его нужно считать в календарных или рабочих днях? Как быть с документами, срок исполнения которых приходится на выходные? А если срок вообще не указан? На все эти вопросы даны развернутые ответы, многое объясняется на примерах (всего их 16) в статье «Как определить сроки исполнения? » на стр. 12 журнала № 8" 2011

Контролировать исполнение всех документов организации нереально. Поэтому вам помогут рекомендации по определению перечня документов, подлежащих контролю исполнения. Вы узнаете, какие сроки исполнения обычно устанавливаются и как это делается, а также как можно поставить на контроль устные распоряжения. См. статью «Что будем контролировать? » на стр. 30 журнала № 7" 2011

Упростите процесс отслеживания ваших проектов при помощи готовых к использованию шаблонов для управления проектами в Excel. Ценность любого шаблона заключается в том, что это ваша отправная точка, которую можно использовать снова и снова. Вам не придётся создавать основу с нуля каждый раз, когда необходимо отправить отчёт для заинтересованных сторон, сообщить об изменении статуса или отследить задачи. Основа уже будет создана, а вам нужно будет всего лишь добавить данные о проекте.

В этой статье вы найдёте описание главных шаблонов для управления проектами в Excel, которые вы можете скачать бесплатно. Мы также рассмотрим различные типы шаблонов и расскажем, когда лучше использовать каждый из них. Кроме того, вы научитесь создавать шаблон панели мониторинга для управления проектами в Excel с нуля.

Мы также покажем вам, как использовать шаблоны для управления проектами в Smartsheet, инструменте для управления всей вашей работой с интерфейсом, похожим на электронную таблицу. Smartsheet даст вам возможность более тесного сотрудничества, чем Excel, и упростит отслеживание ваших проектов.

Шаблон диаграммы Ганта проекта

Шаблон проекта с диаграммой Ганта – один из самых популярных шаблонов, используемых проектными менеджерами. Диаграмма Ганта используют имеющиеся у вас данные о названиях задач, датах начала, сроках выполнения и длительности задач и трансформирует их в каскадную горизонтальную гистограмму. Таким образом вы можете быстро визуализировать необходимый порядок выполнения задач, а также определить, как задачи зависят друг от друга. Диаграмма Ганта особенно эффективна при ведении сложных проектов с зависимостями.

Интерактивные возможности диаграммы Ганта в Smartsheet позволят легко визуализировать ваш проект. Вы можете индивидуализировать вашу диаграмму с помощью разных цветов и символов для указания статуса или использовать условное форматирование для выделения задач, назначенных определённым членам команды. Активируйте функцию критического пути для определения зависимостей между задачами и узнайте, какие задачи напрямую влияют на дату завершения проекта. Предоставьте доступ к диаграмме Ганта вашей команде или клиентами, чтобы они всегда были в курсе происходящего.

Шаблон средства отслеживания проекта

Соберите все ваши проектные данные вместе, чтобы любой пользователь, связанный с вашим проектом, всегда знал, где найти важные сведения. С помощью шаблона средства отслеживания проектов вы сможете добавлять задачи, менять статус и приоритет, указывать конечные результаты, сроки выполнения, стоимость, затраченное время и другие важные данные для вашего проекта. Если у вас крупный проект, шаблон средства отслеживания проектов поможет все правильно организовать.

Использование Smartsheet упростит вашей команде процесс сотрудничества в реальном времени и получения информации о прогрессе проекта. Вы можете вносить изменения в проект, назначать новых исполнителей для задач, изменять даты и выполнять другие действия благодаря интуитивному и понятному интерфейсу.

Шаблон плана проекта с гибкой методикой ведения

План проекта с гибкой методикой ведения основывается на функциональностях. План подсчитывает, сколько времени потребуется для реализации каждой функциональности, но не содержит подробных сведений о том, каким образом каждая функциональность будет реализована. Так как планы проектов фокусируются на функциональностях, вы можете группировать похожие функциональности в спринты.

План проекта с гибкой методикой ведения постоянно изменяется. После разработки плана команда проекта должна следить за ним и по необходимости обновлять статус и сроки.

Этот шаблон (также известный как расписание проекта по гибкой методике ведения) позволяет вам добавлять свои задачи, указывать ответственных лиц, дату начала работы и сроки выполнения, а также статус. Длительность для каждой задачи будет высчитываться автоматически. Этот шаблон также содержит диаграмму Ганта (визуальное представление временной шкалы проекта), которая автоматически изменяется при добавлении ваших данных в таблицу.

Smartsheet предлагает шаблон проекта, разработанный для базовых проектов с гибкой методикой ведения. Планируйте и управляйте спринтами, функциональностями продукта и задачами, а также используйте встроенную диаграмму Ганта для просмотра вашего проекта в виде временной шкалы. Ваша команда может обновлять прогресс, отслеживать конечные результаты, хранить файлы и настраивать оповещения – всё в одной доступной всем таблице.

Шаблон бюджета проекта

Всегда будьте в курсе того, насколько ваш проект соответствует установленному бюджету, отслеживая трудовые затраты, стоимость материалов, фиксированные цены и фактические затраты. Шаблон бюджета даёт вам возможность внимательно следить за тратами и позволяет другим участникам команды видеть, остаётесь ли вы в пределах бюджета или превысили его. Это шаблон можно использовать для любого проекта, независимо от его размера.

Отслеживайте прогресс проекта и использование бюджета в одном месте в Smartsheet. Этот шаблон проекта включает в себя сводку статуса проекта, расхождение бюджета и расписание, а также диаграмму Ганта с зависимостями. Вы сможете без труда сравнивать предполагаемые и фактические затраты трудовых ресурсов и материалов, а также другие затраты.

Шаблон списка задач

Так как в любом проекте очень много постоянно изменяющихся компонентов, список задач позволяет сфокусироваться на самых главных задачах. Вы можете менять сроки выполнения каждый день или даже каждый час и просматривать наиболее приоритетные задачи на неделю вперёд. Используйте шаблон списка задач, если вам необходимо организовать индивидуальные задачи.

Создайте централизованный способ просмотра всех ваших обязанностей по нескольким проектам одновременно с помощью этого списка задач для выполнения в Smartsheet. Предоставляйте доступ к таблице вашей команде для создания необходимого уровня прозрачности, отслеживайте статус задач при помощи настраиваемых символов и отмечайте элементы с высоким приоритетом, чтобы ничего не было упущено.

Шаблон временной шкалы проекта

Временная шкала помогает визуально представить комплексные сведения в удобном, простом для понимания виде. Вы можете отслеживать прогресс, определять потенциальные задержки, контролировать фактическое время, оставшееся до выполнения, каждой задачи проекта и многое другое. Временная шкала отлично подходит для проекта любого размера, особенно если вам необходимо сообщать об изменении статуса внешним соавторам или заинтересованным лицам.

Smartsheet предлагает шаблон временной шкалы, разработанный для простых планов проекта с задачами, подзадачами и временной шкалы в представлении диаграммы Ганта. Ваша команда может легко обновлять прогресс, отслеживать конечные результаты и проверять статус в любое время и в любом месте.

Шаблон средства отслеживания проблем

Часто потенциальные проблемы в проектах легко могут какое-то время оставаться незамеченными. Тем не менее, если оставить их неразрешёнными, в конечном итоге эти проблемы могут задержать завершение всего проекта и негативно повлиять на конечные результаты. Для целей отслеживания проекта использование шаблона средства отслеживания проблем может помочь быстро установить проблемы и назначить лиц, ответственных за их разрешение, так что вы сможете устранять проблемы по мере их появления. Используйте этот шаблон, если у вас в ведении проект среднего или крупного размера с большим количеством изменяющихся данных.

Отслеживайте проблемы и ошибки с помощью шаблона средства отслеживания проблем и ошибок Smartsheet. Создайте настраиваемую веб-форму для обслуживающего персонала, тестеров или клиентов для регистрации проблем и управления журналом ошибок в одном центральном месте. Затем распределяйте приоритеты и закрывайте запросы.

Шаблон табеля учёта рабочего времени для проекта

Получите быстрый снимок распределения ресурсов с помощью шаблона табеля учёта рабочего времени, позволяющего всем участникам команды, а также заинтересованным лицам просматривать уровень вовлеченности в проект каждого участника. Отслеживайте доступность ресурсов на неделю вперёд, чтобы всегда знать, у кого есть свободное время для работы над проектом, а кто очень занят. Табель учёта рабочего времени – эффективный метод управления большим количеством ресурсов в крупном проекте.

Управляйте вашими трудовыми ресурсами в режиме реального времени с помощью шаблона простого проекта для управления ресурсами Smartsheet. Назначайте конкретных исполнителей для задач и без проблем идентифицируйте нехватку или избыток трудовых ресурсов.

Средство отслеживания проектных рисков

По своей природе проекты полны скрытых рисков. Причины возникновения рисков различны: неправильно определён объём работ, неправильно установлены зависимости и т.д. Ключевым является определение таких рисков на ранних стадиях проекта, пока они ещё не успели повлиять на стоимость и сроки выполнения. Средство отслеживания проектных рисков собирает все потенциальные риски в одной таблице, и поэтому его использование выгодно любому менеджеру средних и крупных проектов.

Панель мониторинга для управления проектами

Вы можете создать панель мониторинга для управления проектом в Smartsheet, используя панели мониторинга Smartsheet Sights. Панели мониторинга Sights дают командам беспрецедентную видимость выполняемой работы путём концентрирования данных из основных таблиц проекта. Предоставляйте доступ к панели мониторинга Smartsheet сотрудникам вашей компании или публикуйте её для внешних заинтересованных лиц, предлагая им дополнительный уровень понимания при просмотре ключевых показателей и статусов.

Как создать панель мониторинга для управления проектом в Excel

Вот как создаётся панель мониторинга для управления проектами в Excel.

Создайте вашу таблицу Excel

Панель мониторинга для управления проектами, в основном, включает в себя графические изображения, но в то же время и полноценные данные, на основе которых создаются эти изображения, также должны храниться где-то в вашем файле Excel. Для этого вам необходимо работать одновременно в двух вкладках вашей таблицы Excel. Одна вкладка будет содержать графические изображения, в то время как вторая вкладка будет содержать все данные, на основе которых будут создаваться эти изображения. Одна вкладка будет содержать графические изображения, в то время как вторая вкладка будет содержать все данные, на основе которых будут создаваться эти изображения.

1. В нижней части вашего файла, дважды кликните по вкладке "Лист1" , чтобы переименовать таблицу. Мы рекомендуем изменить название на "Панель мониторинга проекта" .
2. Затем кликните по иконке в виде знака "Плюс" (+) справа от вкладки, чтобы добавить ещё одну вкладку.
3. Дважды кликните по вкладке "Лист2" и переименуйте таблицу в "Заметки" .

Добавьте ваши проектные данные

Теперь вы можете добавить ваши проектные данные (все ваши "цифры") на вкладку "Заметки". Эти данные будут использоваться для построения графиков, которые вы затем сможете перенести внутрь вкладки "Панель мониторинга проекта".

Создайте таблицу проектных задач и диаграмму Ганта

1. Внутри вкладки "Заметки" создайте таблицу задач. Добавьте заголовки для столбцов "Задачи", "Исполнитель", "Дата начала", "Срок выполнения", "Количество дней" и "Статус" .
2. Добавьте ваши проектные данные в таблицу. Укажите все задачи в вашем проекте, ответственное за их выполнение лицо, дату начала, срок выполнения, количество дней, отведённых на выполнение каждой задачи, и статус (используйте опции "Выполнено", "Просрочено", "Выполняется" и "Не начато" ).

1. Затем, используя эти данные, создайте диаграмму Ганта.
2. После того, как вы создали диаграмму Ганта, нажмите правой кнопкой мыши по диаграмме и выберите "Вырезать" . Перейдите внутрь вкладки "Панель мониторинга проекта", нажмите правую кнопку мыши и выберите "Вставка" . Вы также можете вырезать и вставлять отдельные части названия вашей задачи, если хотите отображать их на вашей панели мониторинга.

Примечание. Мы добавили в таблицу задач столбец "Приоритет" и использовали символы в виде звёзд для обозначения важности выполнения задач. Чтобы добавить символы, нажмите на ячейку и в правой части вкладки "Вставка" выберите "Символы" .

Добавьте графики для статуса задач, бюджета проекта и элементов в статусе ожидания.

Теперь подумайте о том, какую ещё информацию вы хотели бы разместить в вашей панели мониторинга проекта. В нашем примере мы добавим график для общего статуса задач, бюджета и элементов в статусе ожидания.

1. Перейдите во вкладку "Заметки" и создайте мини-таблицу для каждого набора данных, которые вы хотите визуализировать. Например, мы хотели отобразить, какое количество задач имеют статус "Выполнено", "Просрочено", "Идёт выполнение" и "Не начато". Мы разместили эти статусы в одном столбце и рядом друг с другом. Мы также указали, сколько проектов находятся в этом статусе в процентах или долях. На графике бюджета мы указали, сколько денег было запланировано и сколько на самом деле потрачено.

1. Затем, после того, как вы добавили ваши данные, выберите таблицу и перейдите во вкладку "Вставка" . В группе "Диаграммы" выберите типы диаграммы, который вы хотели бы использовать (круговые диаграммы, гистограммы, пузырьковые диаграммы и т.д.).

1. Повторите предыдущие шаги для всех остальных наборов данных.
2. Как только вы создадите диаграммы для всех наборов данных, вырежьте и вставьте их в вашу вкладку "Панель мониторинга проекта".

Настройте вашу панель мониторинга проекта

1. Чтобы изменить цвет фона вашей таблицы задач, нажмите на ячейку и во вкладке "Главная" в разделе "Шрифт" нажмите на иконку в виде ведра с краской, чтобы выбрать необходимый вам цвет.
2. Для изменения цветов вашей диаграммы Ганта, дважды нажмите по панели задач и выберите опцию "Формат области диаграммы" . Нажмите на иконку в виде ведра с краской, выберите "Заливка" и затем в нижней части окна выберите необходимый вам цвет.
3. Чтобы изменить цвет для ваших графиков, кликните дважды по всему графику или по какой-либо его части. Сбоку появится окошко "Формат ряда данных" . Щёлкните по иконке в виде ведра с краской, выберите опцию "Заливка" , а затем в нижней части окошка снова кликните по иконке в виде ведра с краской, чтобы выбрать необходимый цвет.

Принимайте эффективные решения благодаря панелями мониторинга Smartsheet Sights

Панель мониторинга Smartsheet Sight поможет визуализировать, обобщить и предоставить доступ к важным аспектам работы, таким как статус проекта или прогресс выполнения задач, с помощью ключевых показателей эффективности (KPI). Панель мониторинга Sight также поможет командам оставаться организованными, предоставляя им центральное место для ресурсов, например коллекций таблиц или отчётов.

• Панели мониторинга обеспечивают видимость ключевой информации из таблиц проекта в режиме реального времени.
• Настраиваемый интерфейс подойдёт для использования в любом отделе вашей организации
• Простые мини-приложения помогут вам быстро начать работу.

Панели мониторинга Sights предлагают улучшенную видимость для любого количества проектов, видов деятельности и информации во всей организации. Концентрируя сведения о рабочем процессе на панелях мониторинга Sights, пользователи получают дополнительное понимание сложных процессов, могут лучше предвидеть пробелы в проекте и быстрее получать важную информацию.

Используйте Smartsheet для управления деталями отдельных проектов, а затем перейдите к панелям мониторинга Sights для получения представления общего уровня о статусе портфеля проектов и обеспечения беспрецедентной видимости выполняемой работы для коллег и руководителей. Свяжитесь с командой Smartsheet, чтобы узнать, как панели мониторинга Sights могут быть полезны вашей организации.

Шаблоны Excel для управления проектами: для больших и малых проектов

Шаблон для управления проектами – эффективный инструмент для ведения любого проекта: большого или малого, простого или сложного. Существует распространённое заблуждение, что проект обязательно должен быть крупным и очень детальным, чтобы можно было использовать шаблоны. В действительности же, шаблон может быть точно так же полезен и для небольших проектов. Даже если конечные результаты небольшие по размеру и не очень трудоёмкие, вам всё равно нужно будет оценить, сколько времени займёт выполнение каждой задачи, определить необходимые ресурсы и назначить задачи для каждого участника команды.

Smartsheet представляет собой инструмент на основе электронных таблиц для управления работой с эффективными функциями для общения и сотрудничества. Благодаря широкому спектру "умных" представлений – сетки, календаря, диаграммы Ганта, панели мониторинга Sights и карточки – Smartsheet работает так, как вам удобно. Узнайте, как легко и просто создать шаблон для управления проектом. Попробуйте бесплатную 30-дневную версию Smartsheet.

Хотите узнать больше о лучших практиках и основных рекомендациях по управлению проектами? Перейдите в наш , чтобы получить доступ к самых новым статьям, шаблонам, видеороликам и многому другому.

Узнайте больше о решениях по управлению проектами класса "Премиум" Smartsheet

Вы управляете сотнями проектов? Решение класса "Премиум" по управлению портфелем проектов Smartsheet помогает проектно-ориентированным предприятиям и отделам увеличивать пропускную способность проектов, повышать видимость в реальном времени и снижать проектный риск.

Используйте решение для портфеля проектов Smartsheet, чтобы:

• Экономить время за счёт автоматизации настройки нового проекта.
• Сопоставлять производительность управления проектами с целями и задачами вашего бизнеса.
• Обеспечивать последовательную политику управления проектами.
• Улучшать видимость производительности портфеля проектов в режиме реального времени.
• Проводить глубокий анализ портфеля проектов с использованием Microsoft Power BI.

Менеджеры проектов могут использовать решение по управлению портфелем проектов Smartsheet для удобного и быстрого получения стандартного набора таблиц, отчётов и панелей мониторинга Sights для своих новых проектов. Каждый новый проект по умолчанию наследует уже существующие права доступа, установленные руководителем отдела управления проектами для обеспечения видимости всех проектов в их портфеле. И наконец решение автоматически сводит метаданные проекта в единый файл данных, к которому можно получить доступ с помощью панели мониторинга Smartsheet Sights или Microsoft Power BI для получения отчётов на уровне всего портфеля.

Как известно, функционал помощника или персонального ассистента (как бы ни называлась эта должность в трудовой книжке) в разных компаниях варьируется в зависимости от специфики и размеров организации, корпоративной культуры, принятой в компании, и личности руководителя. Однако есть обязанности, без которых просто не обойтись любому персональному ассистенту, независимо от места его работы. В числе таковых - контроль исполнения поручений.

Во многих организациях неисполнение поручений и отсутствие контроля их своевременного исполнения является проблемой, т.н. «узким местом» (от англ. bottleneck - бутылочное горло), т.е. серьезным препятствием, сильно тормозящим бизнес-процессы компании. Тут от помощника действительно многое зависит! Однако не все так очевидно, как кажется на первый взгляд. Нередко мы сталкиваемся с ситуациями, когда незаменимый помощник внезапно заболел или ушел в отпуск или в кои-то веки отправился в командировку, а за время его отсутствия... работа встала, поручения не фиксируются, сроки упущены, ответственные неизвестны. Как правило, это говорит не столько о незаменимости работника, сколько об отсутствии системы. Итак, задача помощника - выстроить именно систему контроля исполнения поручений. А система, как известно, во многом способна поддерживать свою работоспособность самостоятельно. И тут в одиночку не справиться! Но давайте разбираться со всем по порядку.

Контроль и его виды

Слона, как говорят, надо есть по частям. И начать стоит с терминологии.

Контроль - это сопоставление плана с фактическим положением дел. Контроль выявляет даже небольшие отклонения от запланированных результатов и действий людей и дает возможность изменять ситуацию.

Выделяют следующие виды контроля:

1. Предварительный . Осуществляется руководителем до фактического начала работы по поручению. Предварительный контроль используется с учетом человеческих, материальных и финансовых ресурсов, т.е., перед тем как отдать поручение в работу, руководитель должен убедиться, что у исполнителя есть ресурсы для его выполнения.

2. Понятийный (входящий). Применяется с целью уточнения:

Знает ли исполнитель о том, что у него есть поручение;

Как понял задачу тот, кто будет ее решать;

Как именно он будет это делать.

Данный вид контроля осуществляется помощником руководителя, причем сразу после постановки поручения. Цель - проверка понимания исполнителем сути поручения и своевременности его выполнения. На этом этапе задача помощника состоит в том, чтобы обратить внимание исполнителя на наличие поручения, сроки и приоритет поставленной задачи, убедиться, что поручение принято в работу. При этом помощнику необходимо «подсвечивать» срочные и важные поручения (вспоминаем матрицу Эйзенхауэра), например следующим образом: «Прошу обратить ваше внимание на то, что это поручение является важным и срочным!» Эта магическая фраза, произнесенная вовремя, поможет избежать многих недоразумений и непростительной потери времени - пускать процесс ранжирования задач по приоритетам на самотек недопустимо, ведь мнение исполнителей не всегда совпадает с мнением руководителя. Не забывайте: то, что очевидно для вас, может не быть таковым для других людей.

3. Текущий (промежуточный, контроль процесса). Цель - оценить текущий процесс деятельности: как выполняется работа, что уже сделано, какие возникли сложности. Этот вид контроля осуществляется помощником, когда работа уже идет, но срок исполнения поручения еще не наступил. Задача контроля - своевременно выявить отклонения, возникающие в ходе работы, проинформировать о них руководителя для возможной корректировки заданных параметров. Текущий контроль основывается на обратной связи.

4. Заключительный (итоговый, контроль результата). Применяется для того, чтобы оценить, достигается ли цель к заданному сроку.

Фактически полученные результаты сравниваются с установленными ранее. Несмотря на то что вмешиваться в работу на данном этапе поздно, этот контроль необходим. Он показывает, каких результатов добились исполнители, вскрывает упущения и недостатки в работе. Помогает извлечь уроки на будущее. Как правило, на этой стадии руководитель и помощник работают совместно, т.к. квалификации помощника может быть недостаточно для определения полноты и корректности выполнения поручения.

Что и как нужно контролировать

Распределение ответственности за обеспечение контроля по ключевым направлениям зависит от размеров организации:

На контроль	Размеры компании	Ответственный за обеспечение контроля
Нормы и требования законодательства	До 100 чел. До 500 чел. Более 500 чел.	Руководитель организации Юрист, бухгалтер Юридическая служба, бухгалтерия Юридическая служба и руководители по направлениям
Приказы руководителя	До 100 чел. До 500 чел. Более 500 чел.	Руководитель организации Секретарь руководителя Помощник руководителя Помощник и руководители по направлениям
Требования локальных нормативных документов	До 100 чел. До 500 чел. Более 500 чел.	Руководитель организации Секретарь руководителя Помощник руководителя Руководители по направлениям деятельности
Отдельные распоряжения руководителя	До 500 чел. Более 500 чел.	Руководитель организации Секретарь руководителя Помощник руководителя
Поручения, поступающие от корпоративного центра	До 1500 чел. До 2500 чел. Более 2500 чел.	Помощник руководителя Помощник руководителя и секретариат Управление делами

«Контроль» и «мониторинг» - разные вещи!

Чтобы окончательно разобраться, что к чему, стоит обратить внимание еще на один термин, нередко встречающийся в современном менеджменте, - «мониторинг». Зачастую в литературе понятия «контроль» и «мониторинг» употребляются как тождественные, однако это принципиально разные вещи! Для применения системного подхода к управлению исполнением поручений эту разницу необходимо понимать. Если мониторинг - это наблюдение за параметрами объекта с фиксацией и сохранением данных, то контроль - это наблюдение с обязательным воздействием на объект в случае выхода значений параметров за пределы допустимых. Применительно к поручениям это означает, что помощник должен иметь инструмент мониторинга, т.е. вести некую базу данных, где он фиксирует поручения, сроки исполнения, ответственных и статус исполнения (выполнено/не выполнено). Однако для выстраивания эффективной системы контроля просто вести статистику недостаточно - контроль подразумевает активное управление ситуацией, корректировку и влияние, т.е. целенаправленное осознанное воздействие для того, чтобы добиться положительной динамики в исполнительской дисциплине.

Как добиться того, чтобы поручения выполнялись?

Чтобы поручения выполнялись, необходим комплексный подход к решению этой задачи. Система контроля исполнения поручений будет работать при соблюдении следующих принципов:

1) Высокий приоритет со стороны руководства. Руководитель должен демонстрировать, что неукоснительное соблюдение его поручений важно для него и компании.

2) Совместное обсуждение подходов к решению задачи. Для того чтобы учесть все риски и рассмотреть вопрос всесторонне, необходимо привлечь к обсуждению всех участников процесса - как руководителя, отдающего поручения, и помощника, их контролирующего, так и руководителей, которые будут отвечать непосредственно за исполнение. Договоренности в первую очередь должны касаться способов получения информации о поручении и сроках, формата отчета об исполнении, порядка переноса сроков, подходов к поощрению или наказанию в случае неисполнения поручений. Руководителю также стоит проинформировать подчиненных о полномочиях помощника в части контроля исполнения поручений (если вы новый человек в коллективе и еще не успели заслужить авторитет, сами попросите своего руководителя об этом).

3) Информирование всех работников компании о внедрении системы контроля исполнения поручений. Нужно обеспечить прозрачность подходов, т.е. правила должны быть формализованы в локальном нормативном документе компании.

4) Последовательность и регулярность. Исполнительская дисциплина повысится, если работники будут уверены, что каждое поручение зафиксировано, что за каждое поручение необходимо отчитаться, ни одно из них не упустят и не забудут, а за невыполнение поручений руководства неизбежно последует наказание. (Сразу стоит предусмотреть порядок информирования, ведь поручения могут быть невыполнимыми априори или иметь веские причины невыполнения в срок. Каждый такой случай нужно рассматривать индивидуально.)

Выглядит как задача для, скажете вы. Отчасти так оно и есть. Какова же роль помощника? Помощник - это как раз тот самый сотрудник компании, который должен проинформировать руководителя о том, что проблема существует, что она несет конкретные риски, что вы пытаетесь держать «руку на пульсе» (и пока получается во многом благодаря вашим личным качествам), однако отсутствие системы рано или поздно даст о себе знать и вас это беспокоит.

Главное - не забудьте сказать, что у вас есть конкретное предложение, как можно организовать систему контроля (т.е. это должна быть не просто проблема, поданная на блюдечке с голубой каемочкой, а проблема и варианты ее решения).

Даже если вы новый сотрудник компании, не стоит бояться обращаться к руководителю с подобным предложением. Если до сих пор ничего рокового в вашей компании не случилось из-за неисполненного/просроченного/неучтенного поручения, ваш руководитель все равно не пропустит мимо ушей ваше предложение. Пожалуй, во всей компании не найдется более заинтересованного человека в решении этой проблемы.

Важность эффективной коммуникации

Допустим, ваше предложение принято: руководитель обозначил важность задачи, объявил вашу роль в этом процессе, утвердил локальный нормативный документ, регламентирующий процесс, все работники компании проинформированы. Что дальше? Изданный документ рискует так и остаться бездушной бумажкой, если вы опустите руки на этом этапе. Как заставить все это работать?

Ответ кроется в первую очередь в навыках эффективной коммуникации помощника. Да, это та самая фраза, которую мы так часто встречаем в резюме на должности административного характера. Наличие таких навыков жизненно необходимо помощнику. В узком смысле, применительно к контролю исполнения поручений, эффективная коммуникация - это способ оперативной передачи информации без искажения и получение обратной связи о правильном понимании «послания».

Эффективная коммуникация строится:

Эффективная или неэффективная?

Неэффективная коммуникация - это пререкания с окружающими, направленные на защиту своих целей и планов. Она подразумевает наличие победителей и побежденных. Подобный стиль «общения» категоричен: есть «правильно» и «неправильно», «победа» и «поражение», «хорошо» и «плохо», без учета промежуточных состояний. Есть лишь одно верное мнение, поэтому можно пренебречь взглядами и переживаниями людей, которые способны обогатить наши знания о мире и сформировать целостную картину. Вместо этого мы постоянно отстаиваем свои узкие воззрения. Успехом считается пауза в конфликте, когда обороняющийся временно отступает. В итоге разногласия выливаются в сопротивление, потерю командной эффективности и даже саботаж, пока не воцарится баланс власти и уважения.

Эффективная коммуникация, в свою очередь, ставит целью понять взгляды, чувства и мнения окружающих. Когда две стороны слушают друг друга, выигрывают обе. Взаимопонимание и уважение становятся основой сотрудничества, взаимозависимости и лояльности. Успех достигнут, если каждая из сторон скажет: «Да, именно это я и имел в виду. Вы меня поняли».

Эффективная коммуникация, несомненно, необходима для успешной реализации целей организации. Искаженные, неправильно трактуемые сообщения часто становятся причиной поражений крупных компаний, армий и народов.

Навыки эффективной коммуникации позволяют сосуществовать противоположностям - это высшая способность понять иную точку зрения и найти компромисс. Зачем спорить о том, кто прав и кто виноват? Цель эффективной коммуникации - наладить и оберегать взаимовыгодные и, следовательно, длительные рабочие взаимоотношения.

В разрезе контроля исполнения поручений помощник должен проявлять навыки эффективной коммуникации на всех этапах «путешествия» поручения:

1) Взаимодействие с руководителем при постановке поручений. Задача помощника - корректно зафиксировать поручение, стараясь придерживаться какой-либо определенной схемы целеполагания, например SMART. Это позволит подчиненным понять, что от них требуется. Формулировка поручения должна быть четкой, в глагольной форме (отвечать на вопрос: что сделать?), поручение должно иметь заданный срок исполнения, для каждого поручения должен быть определен ответственный исполнитель.

После того как поручение зафиксировано должным образом, помощнику обязательно следует убедиться в отсутствии неточностей, представить финальную версию протокола или реестра поручений руководителю на согласование либо устно переспросить: «Правильно ли я Вас поняла? Иванов И.И. должен разработать и предоставить на утверждение график реализации проекта в срок до 11 мая 2015 г.?»

Что такое SMART ?

SMART - это мнемоническая аббревиатура, используемая в менеджменте и проектном управлении для определения целей и постановки задач.
Цель или задача, установленная по критериям SMART, имеет следующие характеристики:
. S - specific (конкретная) - ясная, точная, четко описанная;
. M - measurable (измеримая) - имеющая установленные показатели результата, по которым можно понять, что цель достигнута. Могут быть как количественными, так и качественными. Без данных критериев оценить выполнение задания практически невозможно;
. A - achievable (достижимая) - реалистичная, но требующая определенных усилий, что служит дополнительным мотивирующим фактором;
. R - relevant (уместная) - совпадающая с более широкими целями отдела, организации;
. T - time-bound (ограниченная во времени) - должны быть определены крайние сроки достижения цели.

2) Взаимодействие с исполнителями при передаче поручения в работу. Ключевая задача на этом этапе - убедиться, что исполнитель проинформирован о поручении и принял его в работу. Если организация небольшая, то помощник или секретарь контактирует напрямую с исполнителями посредством электронной почты или по телефону. В крупных организациях такое взаимодействие осуществлять сложно, поэтому помощник передает поручение и непосредственно взаимодействует с заместителями руководителя организации, а при передаче поручений действует принцип каскадирования, например: E E директор департамента E начальник отдела E непосредственный исполнитель .

3) Информация об исполнении поручения передается обратным маршрутом: генеральный директор/помощник B заместитель генерального директора B директор департамента B начальник отдела B непосредственный исполнитель.

Помощник играет роль посредника при передаче информации о поручении. При этом для сокращения времени передачи данных помощнику целесообразно предусмотреть использование информационного ресурса, позволяющего выкладывать сводную информацию о поручениях в общий доступ, например на внутренний корпоративный портал организации, где любой работник в оперативном режиме может посмотреть, какие за ним числятся поручения, и направить помощнику комментарии.

4) При осуществлении промежуточного контроля необходимо уточнить прогноз от исполнителя: укладывается ли он в срок или в ходе исполнения выяснилось, что объем работ больший, чем предполагалось ранее, или ресурсов исполнителя недостаточно и требуется привлечение работников других структурных подразделений, т.к. задача оказалась кросс-функциональной. Помощник должен вести непрерывный конструктивный диалог с ответственным руководителем/исполнителем для получения оперативной и достоверной информации о ходе исполнения, а в случае возникновения серьезных проблем - проинформировать об этом руководителя, пока еще можно что-то исправить. При этом не стоит перегибать палку и становиться назойливым, мешая исполнителю и отвлекая его по мелочам. Все участники процесса должны четко осознавать, что у них общие цели, и уважать труд друг друга. Для этого следует договориться о приемлемом формате коммуникации.

5) При получении информации об исполнении поручения помощник совместно с руководителем оценивает полноту представленных данных и выносит решение о принятии поручения либо возвращении его на доработку. О принятом решении помощник должен уведомить исполнителя.

6) При формировании аналитической отчетности. Строгий учет подразумевает регулярную отчетность и аналитику на базе статистических данных. С определенной периодичностью, например раз в месяц, помощник должен анализировать накопленные статистические данные по поручениям и формировать отчет об исполнительской дисциплине (рис. 1). Такой отчет может содержать информацию о том, сколько всего было поручений, сколько из них выполнено в срок/с опозданием/не выполнено, какие подразделения являются лидерами, а какие - антилидерами в части своевременного исполнения поручений руководителя. Данной информацией руководитель может распоряжаться по своему усмотрению. Однако желательно, чтобы подход к поощрению и наказанию был предсказуемым и единым для всех.

Рис. 1

Подручные инструменты в арсенале помощника

Таких инструментов великое множество, при этом важно соблюдать ключевой принцип - все поручения руководителя должны быть материализованы, внесены в единое хранилище , где возможно осуществлять регулярный мониторинг исполнения поручений в соответствии с их приоритетностью.

Идеальным техническим воплощением является Microsoft Outlook , т.к. он содержит гибкие механизмы настройки т.н. «пользовательских представлений». Кроме стандартных представлений «По исполнителям», «По категориям», «По срокам», можно настроить любые другие - «По заводам», «По комитетам», «Только просроченные задачи, срок исполнения которых истек от 5 до 20 дней назад» и др. Один раз настроенное представление в дальнейшем становится доступно одним кликом мыши. Подробно на этом останавливаться не будем, т.к. этому инструменту уже была посвящена серия статей.

Иногда подобная система настраивается на базе системы электронного документооборота , например Lotus Notes, Documentum либо Directum, где ключевая информация о поручении фиксируется в регистрационно-контрольной карточке (РКК). Однако СЭД - это дорогостоящая программа, которую далеко не все организации могут себе позволить.

Одним из самых универсальных и доступных инструментов для целей мониторинга исполнения поручений является Microsoft Excel . Этой программой можно пользоваться как в дополнение к уже имеющимся, если вы работаете в крупной компании, так и в качестве самостоятельного инструмента. Прелесть его в том, что на базе этого технического решения вы можете создать единую базу данных по поручениям с гибкой настройкой полей и фильтров по вашему усмотрению. Такой сводный реестр поручений можно выложить в общий доступ, и каждый работник может уточнить формулировку, сроки и отследить статус по своим поручениям. Предварительно следует настроить ограниченные права на редактирование файла, чтобы избежать случайного искажения или удаления данных.

В MS Excel можно не только вносить поручения вручную, как в случае устных распоряжений руководителя, но и выгружать поручения из СЭД (если это поручения из протоколов или поручения, поступающих извне, например запросы контролирующих органов или органов государственной власти или корпоративного центра).

Настроив поля определенным образом, можно задать цветовую маркировку в графе «Статус исполнения поручения». Например, поручение, срок которого еще не наступил, будет автоматически обозначаться синим цветом; поручение, выполненное в срок, - зеленым (для этого даты в поле «Срок к исполнению» и «Фактическое исполнение» должны совпадать); поручение, по которому срок исполнения истек, а отметки о получении отчета об исполнении не поступило, будет автоматически отображаться как невыполненное и помечается красным.

Настройка реестра поручений в MS Excel

Поля в реестре настраиваются написанием макроса. Для такой тонкой настройки лучше всего привлечь IT-специалиста.

В случае если IT-специалиста нет, а навыками программирования вы не обладаете, можно воспользоваться другим более простым и доступным способом.

Настроить ячейки таблицы можно самостоятельно с помощью функции условного форматирования .

Для настройки заливки ячеек выбираем в таблице ячейку, для которой будем настраивать форматирование (в нашем случае это ячейка G 10 ), на вкладке Главная - Условное форматирование , в предложенном контекстном меню - Создать правило (рис. 2).

Рис. 3

В строке формул диалогового окна под названием необходимо задать правило, которое будет считаться истиной (рис. 4).

Рис. 4

Для нашего реестра необходимо будет последовательно настроить четыре правила для одной и той же ячейки G 10 , а затем «протянуть» их действие на весь столбец G .

• Для обозначения невыполненного поручения настраиваем правило 1. В диалоговом окне Создание правила форматирования с помощью клавиши Формат выбираем цвет заливки. Первому правилу будет соответствовать красный цвет.

Далее вводим в строку формул следующее описание правила: =ЕСЛИ(F 10>0; F 10<СЕГОДНЯ();"") (рис. 5). Это означает, что при условии, что в ячейке F 10 обозначен срок к исполнению и он уже истек, то ячейка автоматически окрасится в красный цвет.

Рис. 5

Нажимаем клавишу O К .

• Для обозначения поручения, которое находится в работе, настраиваем правило 2. Повторяем описанную выше последовательность действий: выделяем ячейку G 10 , заходим в Условное форматирование , выбираем Создать правило и Использовать формулу для определения форматируемых ячеек .

В уже знакомом нам диалоговом окне Создание правила форматирования с помощью клавиши Формат выбираем другой цвет заливки. Второму правилу будет соответствовать синий цвет.

=ЕСЛИ(F10>0;F10>СЕГОДНЯ();"") . Это означает, что если в ячейке F 10 обозначен срок к исполнению и он еще не наступил, то ячейка автоматически окрашивается синим.

Нажимаем клавишу O К .

• Для обозначения поручения, которое выполнено в срок, настраиваем правило 3. Опять повторяем описанную выше последовательность действий, только на этот раз в диалоговом окне Создание правила форматирования с помощью клавиши Формат выбираем зеленый цвет заливки для обозначения того, что поручение выполнено строго в срок либо раньше срока.

Вводим в строку формул описание правила: =ЕСЛИ(F10>0;ЕСЛИ(F10<СЕГОДНЯ();ЕСЛИ(G10<=F10;G10>0;"");"");""). Значит, если в ячейке F 10 G 10 обозначен срок фактического исполнения, который совпадает со сроком F 10 либо предшествует ему, ячейка G 10 автоматически окрасится в зеленый.

Нажимаем клавишу O К .

• Наконец, для обозначения поручения, которое выполнено позднее заданного срока, настраиваем правило 4. В диалоговом окне Создание правила форматирования с помощью клавиши Формат выбираем желтый цвет заливки для обозначения того, что поручение было выполнено с опозданием.

Вводим в строку формул следующее правило: =ЕСЛИ(F10>0;ЕСЛИ(F10<СЕГОДНЯ();G10>F10;"");""). Это означает, что если в ячейке F 10 обозначен срок к исполнению, а в ячейке G 10 обозначен срок фактического исполнения, который позже даты F 10 , то ячейка G 10 автоматически окрасится желтым.

После того как в ячейке G 10 настроены все четыре правила, «протягиваем» заданную формулу вниз по всему столбцу G и заполняем его фактическими датами выполнения поручений. Ячейки автоматически окрасятся в заданную палитру.

Следующий шаг - это настройка визуализации , т.е. диаграммы, для более наглядного восприятия картины по исполнительской дисциплине.

Для построения диаграммы нам нужны количественные данные, т.е. количество всех поручений и каждого вида в отдельности. Поэтому потребуется промежуточная настройка. Количественные данные мы можем отобразить в легенде, куда они будут автоматически заноситься из нашей таблицы (легенду можно разместить на этом же листе, например, над таблицей).

Для сбора статистики необходимо заполнить одну из ячеек таблицы, например соседнюю ячейку H 10 , следующим образом:

1. Выделяем ячейку H 10 , вверху в строке формул нажимаем значок fx Вставить функцию , выбираем категорию «логическое », «ЕСЛИ ».

Прописываем в верхней строке формул следующее правило: =ЕСЛИ($F10>0;ЕСЛИ($G10>0;ЕСЛИ($G10<=$F10;"Выполнено";"Выполнено не в срок");ЕСЛИ($F10<СЕГОДНЯ();"Просрочено";"В работе"));"") (рис. 6).

Рис. 6

Протягиваем правило, заданное в ячейке H 10 , вниз по всему столбцу H (рис. 7).

Рис. 7

Затем столбец H можно скрыть, оставив на виду только необходимую информацию реестра.

• Настройка легенды. Для того чтобы данные из столбца H попадали в легенду и отображались в ней в количественном виде, необходимо настроить ячейки легенды следующим образом:

1. Задаем правило ячейке G 3 : выделяем эту ячейку, в строке формул нажимаем значок fx Вставить функцию , выбираем тип функций «статистические », «СЧЁТЕСЛИ ».

2. Затем прописываем в строке формул следующее: =СЧЁТЕСЛИ(H$10:H$19;F3) (рис. 8).

Рис. 8

3. «Протягиваем» формулу от ячейки G 3 до G 6 соответственно.

Можно также настроить визуализацию и выгружать данные о поручениях за заданный отрезок времени в виде диаграммы.

• С оздание диаграммы. Для этого нужно зайти на вкладку Вставка и выбрать диаграмму, например круговую, предварительно выделив диапаз он ячеек от G 3 до G 6 (рис. 9).

Рис. 9

Вставляем диаграмму и окрашиваем ее сегменты в выбранные нами цвета заливки, выделив сегмент и вызвав соответствующее контекстное меню правой кнопкой мыши (там все интуитивно). Наш реестр готов (рис. 10).

Рис. 10

И напоследок

Создать эффективную систему контроля исполнения поручений довольно сложно - необходимо учесть много разных аспектов и особенностей, которые могут быть уникальными для разных организаций. Это нелегко, но помните, что любая загадка имеет решение. Когда я сталкиваюсь со сложной задачей, которая, на первый взгляд, не имеет решения, всегда вспоминаю загадку Б. Вербера:

«Как соединить эти девять точек четырьмя линиями, не отрывая перо от бумаги?

Часто мы не можем найти решение потому, что наш разум замыкается в площади рисунка. Но ведь нигде не сказано о том, что за его пределы нельзя выходить.

Решение есть:

Мораль: для того чтобы понять систему, надо… из нее выйти».

Способов организации эффективной системы контроля исполнения поручений множество. Главное - найти именно тот, который наиболее органично впишется в работу вашей компании и в вашу, во всем чувствовать меру и не переходить черту, за которой наступает маниакальный гиперконтроль.

М.А. Сучкова, помощник генерального директора ЗАО «Рязанская нефтеперерабатывающая компания» (ДО ОАО «НК-Роснефть»)

Каждая организация рано или поздно сталкивается с проблемой контроля поставленных руководством задач. Этот вопрос все решают по-разному: кто-то внедряет систему электронного документооборота, кто-то ставит отметки в журналах регистрации, другие по старинке заводят картотеку. В этой статье мы рассмотрим проблему контроля поручений, выданных руководителем относительно входящих и внутренних документов компании, и представим вам один из вариантов организации системы контроля с помощью программы MS Outlook.

Что такое контроль исполнения задач?

Поручение руководителя обычно начинается с резолюции, поставленной на входящем или внутреннем (например, на служебной записке) документе. В резолюции, как известно, обязательно должен быть указан исполнитель, содержание задачи и срок, в течение которого поручение нужно выполнить.

Если в организации отсутствует система контроля, то на резолюции, как правило, руководитель заканчивает свою работу над документом, и выполнение поручения целиком остается на совести исполнителя. В лучшем случае директор сделает себе отметку в ежедневнике, чтобы не потерять из виду важнейшие из дел, однако когда объем входящих документов достигнет нескольких десятков или сотен в день, никакой ежедневник уже не спасет.

В итоге обязанность отслеживать исполнение ложится на хрупкие плечи секретаря (как вариант, на одного из сотрудников канцелярии). Так или иначе, задача контролера –ознакомиться с резолюцией, довести поручение до исполнителя и проследить, чтобы оно было выполнено в срок.

Все ли документы ставятся на контроль?

В самом начале, когда система контроля документов в вашей организации только появляется, лучше ставить на контроль лишь часть документов. Какие именно – пусть решит лично руководитель. Во-первых, так будет проще контролеру, во-вторых, сгладится негативная (как всегда бывает при изменениях) реакция сотрудников. В дальнейшем список документов, отправляемых на контроль, будет постепенно расширяться. Допустим, на первом этапе принято решение контролировать исполнение поручений по жалобам, поступившим от физических лиц, и по любым запросам органов государственной власти.

Впрочем, если компания сразу переходит на электронный документооборот, проблемы выбора нет: программы СЭД автоматически отслеживают путь каждого документа.

Создание задачи в MS Outlook

Outlook в первую очередь – почтовый клиент, который способен заменить систему электронного документооборота только в плане коммуникаций между пользователями; он успешно выполняет все необходимые функции, в частности, контроля исполнения задач и формирования отчетности.

Непременное условие организации контроля в MS Outlook : резолюция руководителя так или иначе должна быть воплощена в электронном виде. Контролер должен либо отсканировать документ с резолюцией, чтобы приложить этот файл к задаче, либо воспроизвести текст резолюции вручную в теле задачи.

Чтобы создать задачу для пользователя, запустите программу MS Outlook и в верхнем меню последовательно выберите команды Файл , Создать и Поручение (рис. 1), после чего откроется новое окно – ваша будущая задача.

Рис.1. Создание поручения

Начинаем заполнять поля. В первое из них (Кому ) вводим адрес исполнителя, назначенного директором.

Если исполнителей несколько, задача создается для каждого по отдельности (особенность программы; в противном случае возникнут трудности с отслеживанием задачи).

Второе поле Тема нужно заполнить максимально корректно, чтобы по нему уже было понятно, к чему относится задача, например:

Вх.-234 от 29.01.2013.

Это будет удобно и для контролера, и для исполнителя.

Следующее важное для нас поле – Срок . Он устанавливается исходя из принятых в вашей компании сроков исполнения документов.

Напоминаем, что стандартный срок, принятый в практике делового общения, – 30 календарных дней.

Рядом с полем Срок можно выбрать степень важности задачи: низкую, обычную или высокую.

Поля Начало, Состояние и Готово при создании задачи контролер обычно не трогает, ведь исполнитель еще не приступил к выполнению, а началом выделенного на работу времени будет момент отправления задачи исполнителю.

В меню Параметры можно назначить повторение задачи, нажав на соответствующую кнопку.

Это актуально для, например, ежемесячных отчетов или предоставления другой информации с заданной периодичностью.

Здесь же предлагается выбрать категорию (если пользуетесь) и добавить напоминание для исполнителя.

Удобно назначить напоминание за три дня до окончания срока: в нужный день исполнитель получит письмо соответствующего содержания.

Опции Держать обновленную копию этой задачи в списке задач и Отправлять мне отчет о состоянии по завершении задачи включаются и отключаются с помощью галочки в чекбоксах.

На заметку!

Чекбокс (от англ. check box) - элемент графического пользовательского интерфейса, позволяющий пользователю управлять параметром с двумя состояниями - ☑ включено и ☐ выключено.

В поле письма вносится текст – указания, необходимые для выполнения задачи. Если таковых нет, можно внести стандартное Прошу ознакомиться с резолюцией и выполнить поручение .

Переходим во вкладку меню Вставка . Здесь вкладываем в задачу файл письма с резолюцией.

После этого нажимаем Отправить – и задача уходит к ответственному исполнителю (рис. 2).

Рис 2. Отправка задачи на исполнение

Работа исполнителя над задачей

К исполнителю придет письмо с вложением, внутри которого находится задача. Открыв задачу, он увидит файл с резолюцией руководителя, срок завершения и другую информацию, которую вы ему направили (рис. 3).

Рис. 3. Получение задачи исполнителем

к рис – в этом рисунке нет точки после поручение, а в предыдущем есть

Выполнив поручение, исполнитель должен составить отчет. Для этого в задаче, как и в обычном электронном письме, нужно выбрать опцию Ответить , написать текст отчета и отправить его контролеру.

Отчет должен быть корректным и содержать актуальную информацию о выполнении задания, а не простую отписку Исполнено или, того хуже, ОК .

Пример отчета о выполнеии поручения:

Контрагенту направлено по почте письмо от 30.01.13 № 323.

Завершение задачи

Получив отчет, контролер отмечает задачу как завершенную. Для этого в перечне задач правой кнопкой мыши нужно кликнуть по задаче, выбрать в выпавшем меню команду К исполнению , а затем Пометить как завершенную (рис. 4).

Рис. 4. Завершение задачи

Формирование отчетности

Контроль исполнения поручений потеряет всякий смысл, если периодически контролер не будет анализировать качество работы исполнителей. Для этого нужно сформировать отчет, ориентируясь на интересные вам параметры.

Чтобы увидеть весь список отправленных вами поручений, в левом нижнем углу экрана нажмите на кнопку Задачи . В центральном поле сформируется перечень задач, а в левой колонке Текущее представление можно сделать любую выборку. Обычно контролеры используют представления Подробный список , Просроченные задачи и По ответственным (рис. 5).

Рис.5. Подробный список представления

Любой список можно распечатать, выбрав соответствующую команду в меню Файл .

Регламентирование процесса и работа с персоналом

Как в случае с любым нововведением, без регламента процесса контроля исполнения поручений не обойтись. Правила постановки и выполнения задач целесообразно включить в инструкцию по делопроизводству. Если таковой пока у вас нет, можно составить отдельный документ, «Правила…» или «Инструкцию…». Так или иначе, описать процесс нужно максимально подробно, а описание желательно снабдить скриншотами. Инструкция должна быть утверждена генеральным директором.

Переход на новую систему контроля означает появление ряда новых правил, обязательных для всех. Впрочем, соблюдение этих правил не составит особых хлопот для ваших коллег.

Во-первых , каждому сотруднику отныне придется держать программу MS Outlook постоянно включенной. В крайнем случае – проверять почту хотя бы дважды в день.

Во-вторых , коллегам предстоит запомнить: задача, автором которой является секретарь, не является его (секретаря) прихотью. Это не что иное, как поручение директора, облаченное в электронную форму. Назначил исполнителя и установил срок задачи именно директор, и отчитываться в выполнении фактически предстоит именно перед ним, а не перед контролером-секретарем.

Как видите, процесс постановки задач в MS Outlook довольно простой и вполне подойдет небольшой компании, где ежедневно ставится до 20 задач. Главное, что каждое из направленных таким образом поручений составлено максимально корректно: оно имеет конкретного адресата и срок исполнения, направляется в письменном виде. Окончание работы над задачей четко фиксируется. Контролер, в свою очередь, избавлен от звонков исполнителям с напоминаниями: он должен лишь проследить, чтобы отчет о выполнении пришел вовремя.

Мы рассмотрели лишь один из вариантов автоматизации системы контроля исполнения поручений в организации. Как и любой из перечисленных нами в начале статьи методов контроля, этот имеет собственный набор достоинств и недостатков. Однако, по нашему мнению, это одна из оптимальных бюджетных альтернатив для компании, которая только начитает открывать для себя электронный документооборот.

Евгения Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям и таким образом видеть загрузку каждого, выдать списки неисполненных документов, с истекающим сроком исполнения, еще не учтенных исполнителем. Программа позволяет разграничить права доступа, подготовить для руководства необходимые отчеты...
Конфигурация легко и быстро настраивается самим пользователем.

В состав программы входят заготовки следующих отчетов:
- Список задач, истекающих на дату
- Справка об исполнительской дисциплине
- Задания, исполненные с нарушениями сроков
- Задания на контроле

Программа «Автоматизированный контроль исполнения заданий» предоставляет пользователям следующие возможности:
Руководителям:
. создавать (регистрировать) новые карточки заданий;
. контролировать сводное состояние текущих заданий по всем исполнителям и статистику исполнительской дисциплины;
. контролировать ход исполнения конкретных заданий по любому из исполнителей, учёт переноса сроков исполнения;
. осуществлять текстовый обмен информацией с исполнителями по ходу выполнения задания;
. фиксировать факт выполнения («закрывать» задания);
. осуществлять поиск заданий по различным критериям;
. просматривать архив закрытых заданий;
. выводить на печать, экспортировать в MS Word и MS Excel отдельное задание;
. выводить на печать, экспортировать в MS Word и MS Excel списки заданий по различным критериям;

. формирование отчётов по исполнению заданий и исполнительской дисциплине.

Исполнителям:
. получать новые задания от руководства;
. контролировать сводное состояние своих текущих заданий;
. осуществлять текстовый обмен информацией с руководством и соисполнителями по ходу выполнения заданий;
. фиксировать факт выполнения задания;
. осуществлять поиск своих заданий по различным критериям;
. просматривать архив выполненных заданий;
. автоматическая отметка просроченных заданий;
. выводить на печать, экспортировать в Word и Excel отдельные или списки заданий по различным критериям.

Для ознакомительных целей можно , которая имеет временное ограничение: 50 дней, и не имеет никаких функциональных ограничений. По окончании демо-периода необходимо будет приобрести лицензию. После оплаты получаете персональный лицензионный код к программе по емейл. Его нужно ввести при запуске программы в диалоговое окно "Активация" и ваша демо-версия станет полной версией без временных и функциональных ограничений, лицензионный код не ограничен по времени.

Информация покупателям:

1. Покупая одну из предложенных лицензий на программу, вы можете лицензионный код установить на неограниченное количество компьютеров (рабочих мест в сети).

2. Лицензия сетевая без ограничений, возможность вечно пользоваться той версией и лицензией, что вы купили.

3. Возможность бесплатно скачивать обновления программ в течении 1 года.

5. Вы можете использовать купленную программу в своей коммерческой деятельности.

Преимущества данной программы

Гибкая структура базы данных
Вы можете создавать новые таблицы и поля в них (хранимые и вычисляемые), задавать ниспадающие списки, назначать подчиненные таблицы, создавать представления и отчеты и многое другое. Система настраивается на любую предметную область без специальных знаний.

Генерация офисных документов с данными из БД по шаблонам
Вы можете создавать шаблоны документов Word, Excel форматов со статическим текстом, картинками, а также c закладками, в которые будут подставляться актуальные данные из БД при генерации документа.

Хранение картинок в БД и ссылок на документы различных форматов
К каждой записи таблицы могут быть привязаны картинки, хранящиеся в самой БД, а также ссылки на файлы, хранящиеся где-то на файловом сервере, при этом вся необходимая информация будет находиться в БД для удобства поиска, фильтрации и классификации документов.

Удобный и гибко настраиваемый пользовательский интерфейс
Вы можете сортировать, фильтровать, искать записи по любому полю, менять порядок следования и ширину полей, высоту строк, задавать правила цветовыделения строк, ячеек, формулы для подсчета итогов, строить дерево по заданным полям. Вносить записи можно как прямо в таблице (стиль Excel), так и через отдельную форму, которая гибко настраивается.

Фильтры, сортировка, вычисляемые поля, представления
Максимально гибкие условия фильтрации данных, много предустановленных значений ("начинается с", "содержит", "сегодня", "вчера"...). Различные наборы фильтров можно сохранять в файлах для повторного использования. Возможность задавать формулы для вычисляемых полей (в том числе и выражения SQL) и построения таблиц-представлений, выводящих поля из разных таблиц и вычисляемые поля.

Создание и настройка отчетов, напоминаний по различным условиям
Вы можете задавать правила напоминаний, по которым будет показываться форма с напоминанием тому или иному пользователю.

Сетевой и многопользовательский режим
При использовании многопользовательского режима права доступа гибко настраиваются для каждого пользователя по следующим параметрам: видимость и доступность пунктов меню, основных вкладок, таблиц, полей и записей для просмотра и изменения.

Импорт и экспорт данных
Поддерживается импорт табличных данных из Excel, Access файлов. Экспорт возможен в Word, Excel, HTML.

Стандартная СУБД Microsoft Access или Microsoft SQL Server
Никаких "черных ящиков". У нас стандартный формат хранения данных - MS Access или клиент-серверная MS SQL Server. Обе эти СУБД обладают высокой надежностью, являются признанными стандартами и лидерами в своем классе. Это дает преимущества по сравнению с закрытыми форматами: возможность администрирования, доработки, оптимизации, интеграции с другими системами... В программе можно добавлять пользовательские кнопки, при выборе которых будут выполняться необходимые действия (например, какая-то работа напрямую с БД, запуск сторонних приложений т.п.).